Graag informeren wij u over de financiële afspraken m.b.t. de eindejaarsperiode:
1) De uiterlijke betaaldatum voor 2015 is 18/12/2015. Op deze dag betalen we alle facturen tot en met vervaldatum 25/01/2016.
2) Indien de factuur of de kostennota nog moet betaald worden in 2015, dan vragen wij dat:
a) De factuur uiterlijk 17/12/2015 elektronisch is goedgekeurd of, ingeval de factuur decentraal per pendel naar ADFIN wordt opgestuurd, uiterlijk 07/12/2015 volledig in orde (conform + ondertekend + volledige budgetcode) in bezit is van ADFIN
b) De kostennota (personeel + derden) uiterlijk 04/12/2015 volledig in orde (conform de procedures + ondertekend + volledige budgetcode) in bezit is van ADFIN
3) Indien de factuur of kostennota nog ten laste van boekjaar 2015 moet geboekt worden, vragen wij dat:
a) De facturen (conform + met PO en/of budgetcode) uiterlijk 11/12/2015 in bezit zijn van ADFIN
b) De kostennota’s (personeel + derden) (conform + met budgetcode) uiterlijk 11/12/2015 in bezit zijn van ADFIN
4) Facturen zonder PO-nr. of budgetcode worden vanaf 01/12/2015 niet meer verwerkt in 2015 en zullen dus automatisch in het boekjaar 2016 geboekt en betaald worden
5) Vanaf 11/01/2016 worden alle facturen, kostennota’s en bestelbons per definitie in boekjaar 2016 geboekt. De eerste betaling in 2016 wordt in de week van 25/01/16 gepland.
6) Voor uitgaande facturen die nog moeten gemaakt worden op boekjaar 2015 vragen we dat ze uiterlijk 6/01/16 klaar staan in de uitgaande facturen interface met de volledige klanten gegevens en andere gegevens die nodig zijn om de factuur correct te verwerken. Facturen aangemaakt na deze datum zullen niet meer gegarandeerd op boekjaar 2015 kunnen gemaakt worden.
7) Interne verrekeningen die nog moeten geboekt worden in boekjaar 2015 moeten volledig ondertekend in het bezit zijn van de boekhouding op uiterlijk 8/01/2016.
Indien u nog vragen heeft omtrent deze afspraken, dan mag u zich wenden tot Kristel De Coninck (T: 3093 of kristel.deconinck@uantwerpen.be) of de medewerkers van de helpdesk ADFIN (T: 3076 of helpdesk_adfin@uantwerpen.be ).